Scheiden Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen aus, fällt häufig erst später auf, dass ein Zugriff auf das E-Mail-Postfach oder auf abgespeicherte Dateien des Mitarbeiters erforderlich ist.
Das ist problematisch, weil dort auch private Dateien des Mitarbeiters gespeichert sein könnten, auf die das Unternehmen nicht zugreifen darf. Im Zweifel kann hier eine Verletzung des Fernmeldegeheimnisses und somit strafrechtliche Konsequenzen im Raum stehen.
Sie sollten ihren Mitarbeiter daher anweisen, vor dem letzten Arbeitstag, seinen E-Mail-Account und die Dateien auf dem PC aber auch Navigationssystemen, Telefonen und ähnliches auf private Dateien zu durchsuchen. Falls der Mitarbeiter solche Dateien findet, sollten Sie ihn anweisen, diese zu löschen oder löschen zu lassen bzw. die Dateien zu sperren oder sperren zu lassen.
Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass der Mitarbeiter diese Sichtung und ggf. Löschung oder Sperrung durchgeführt oder veranlasst hat. So stellt der Zugriff auf Dateien ehemaliger Mitarbeiter kein Problem dar.
