In einer zunehmend digitalen Arbeitswelt gehören Online-Bewerbungen mittlerweile zum beruflichen Alltag. Sei es per Bewerberportal oder klassisch per E-Mail – Unternehmen erwarten von ihren Bewerber:innen digitale Unterlagen. Doch was bedeutet das im Hinblick auf Datenschutz? Müssen E-Mail-Bewerbungen zwingend verschlüsselt angenommen werden? Diese Frage bewegt viele Unternehmerinnen und Unternehmer. Die gute Nachricht vorweg: Datenschutz ist kein Hemmschuh, sondern ein Wettbewerbsvorteil – und es gibt praktikable, rechtssichere Wege, mit denen Sie vertrauliche Bewerberdaten datenschutzkonform und effektiv verarbeiten können. Im Folgenden erklären wir Ihnen, was rechtlich gefordert ist, was empfohlen wird und wie Sie Datenschutz als positiven Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur integrieren können.
1. Rechtlicher Rahmen: Was verlangt das Gesetz?
Wenn es um Bewerbungen per E-Mail geht, stellt sich schnell die Frage nach der Verschlüsselung. Ist es Pflicht, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anzubieten? Die klare Antwort: Nein – zumindest nicht ausdrücklich. Weder die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) noch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreiben konkret vor, dass Bewerbungen nur dann per E-Mail entgegengenommen werden dürfen, wenn diese vollständig verschlüsselt sind.
Was das Gesetz stattdessen fordert, sind „angemessene technische und organisatorische Maßnahmen“ zum Schutz personenbezogener Daten – also ein Schutz, der in Art und Umfang zum Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen passt. Verschlüsselung wird dabei zwar als mögliche Maßnahme genannt, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben – die konkrete Ausgestaltung bleibt dem Unternehmen überlassen. Es gibt somit einen gewissen Gestaltungsspielraum, der verantwortungsvoll genutzt werden kann.
2. Empfehlungen der Aufsichtsbehörden: Orientierung statt Verunsicherung
Auch die Datenschutzaufsichtsbehörden bieten Hilfestellung, lassen aber Interpretationsspielräume zu. So nennt der „Ratgeber Beschäftigtendatenschutz“ der Aufsichtsbehörde Baden-Württemberg zwar ausdrücklich eine Hoffnung auf verschlüsselte Datenübertragung in Bewerberportalen – zu E-Mail-Bewerbungen äußert er sich jedoch nicht im Detail.
Eine Orientierungshilfe der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden zum Thema E-Mail-Kommunikation unterscheidet grundsätzlich zwischen Datenübertragungen mit normalen und hohen Risiken. Nur bei hohem Risiko wird eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zur Pflicht erklärt. Ob E-Mail-Bewerbungen per se unter „hohes Risiko“ fallen, wird in der Orientierungshilfe jedoch nicht abschließend beurteilt – eine individuelle Bewertung wird empfohlen.
3. Praxisbewertung: Was ist derzeit vertretbar – und was ist sinnvoll?
Aus datenschutzrechtlicher Sicht liegt bei E-Mail-Bewerbungen in der Regel ein normales Risiko vor, sofern der Schutzbedarf der Daten und die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Datenschutzvorfalls realistisch bewertet werden. Bewerberdaten enthalten zwar potenziell vertrauliche Informationen – etwa Gesundheitsdaten, Angaben zur religiösen Zugehörigkeit oder zur familiären Situation – doch gleichzeitig ist das Risiko eines tatsächlichen unbefugten Zugriffs bei Verwendung gängiger Transportverschlüsselungstechniken (z. B. TLS) überschaubar.
Das bedeutet: Rein rechtlich gesehen ist es in vielen Fällen vertretbar, keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung anzubieten, wenn Bewerbungen per E-Mail eingehen. Dennoch: Eine sichere, transparente und nachvollziehbare Kommunikation stärkt das Vertrauen der Bewerber:innen und kann gleichzeitig Haftungsrisiken minimieren. Denn je nach Konstellation oder Sensibilität der Daten kann auch eine andere Einschätzung entstehen – daher lohnt sich ein Blick auf das große Ganze.
4. Empfehlungen für Unternehmen: Datenschutz aktiv gestalten
Klar ist: Auf Nummer sicher gehen heißt, die bestmöglichen Standards anzubieten – nicht nur wegen rechtlicher Anforderungen, sondern weil guter Datenschutz Vertrauen schafft und Ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigert.
Unsere Empfehlungen für einen zeitgemäßen und wirksamen Umgang mit Bewerberdaten:
– Bieten Sie wann immer möglich die Option der Ende-zu-Ende-verschlüsselten Kommunikation an, z. B. über PGP-/S/MIME-Schlüssel im Bewerbungskontakt.
– Weisen Sie in Stellenanzeigen transparent darauf hin, dass Bewerbungen per E-Mail möglicherweise unverschlüsselt übermittelt werden – so schaffen Sie Awareness und halten Bewerber:innen nicht im Unklaren.
– Eröffnen Sie Alternativen: Weisen Sie z. B. auf die Möglichkeit der postalischen Bewerbung oder auf ein besonders geschütztes Bewerberformular hin.
– Errichten Sie ein Bewerberportal auf Ihrer Website. Damit steigern Sie nicht nur die Datensicherheit, sondern auch die Effizienz Ihrer Prozesse – etwa durch automatisierte Löschfristen oder gesteuerte Zugriffsrechte im HR-Team.
5. Datenschutz als Wettbewerbsvorteil nutzen
Datenschutz wird oft als lästige Pflicht wahrgenommen – dabei kann er Ihr Unternehmen stärken. Wer mit sensiblen Daten verantwortungsvoll umgeht und dies klar kommuniziert, sendet ein starkes Signal an Bewerber:innen, Mitarbeiter:innen, Kunden und Geschäftspartner. Ein durchdachter Datenschutzprozess ist ein Ausdruck von Professionalität und Wertschätzung und trägt zur Employer Branding-Strategie Ihres Unternehmens bei.
Zusammenfassung: Datenschutz pragmatisch und professionell angehen
Sie müssen Bewerbungen nicht zwingend mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung empfangen – aber Sie dürfen Maßnahmen ergreifen, die Ihre Datenpraxis optimieren. Bewerberdaten verdienen Schutz – und dieser kann auch ohne rechtliche Ultimaten praxisnah gestaltet werden. Wer hier klug handelt und moderne, nutzerorientierte Wege wählt, setzt auf nachhaltige Sicherheit und Professionalität.
Daher unser Fazit: Datenschutz muss keine Hürde sein. Im Gegenteil – er ist ein echtes Erlebnisangebot für verantwortungsvolle und zukunftsorientierte Unternehmen.
