Datenschutz macht Ihren Betrieb nicht komplizierter – im Gegenteil: Richtig umgesetzt schafft er Sicherheit, Vertrauen und Klarheit im Miteinander. Gerade im Umgang mit Informationen über Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommt es darauf an, achtsam zu sein. Denn selbst beiläufige Äußerungen im Gespräch – z. B. zu Kündigungen oder Krankheitsgründen – können datenschutzrechtlich relevant sein. Das Gute daran: Wer die Spielregeln kennt, kann mit einem sicheren Gefühl kommunizieren. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten, ohne Furcht vor Stolperfallen – verständlich, praxisnah und unternehmerfreundlich.
1. Persönliche Informationen bleiben persönlich – auch im Gespräch
Die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte (SDTB) hat in ihrem aktuellen Tätigkeitsbericht ein wichtiges Thema angesprochen: den Schutz personenbezogener Daten im betrieblichen Alltag – speziell in Gesprächen über Beschäftigte. Was im ersten Moment vielleicht nach Bürokratie klingt, ist in der Praxis ein Ausdruck professioneller Kommunikation: Wer mit personenbezogenen Informationen verantwortungsvoll umgeht, zeigt Wertschätzung – gegenüber Mitarbeitenden ebenso wie gegenüber Partnern und Kunden.
Sowohl Kündigungsgründe als auch Angaben zu einer Arbeitsunfähigkeit zählen zu den sogenannten personenbezogenen Daten nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Wenn gesundheitliche Informationen wie ärztliche Diagnosen ins Spiel kommen, handelt es sich zusätzlich um besonders sensible Daten, sogenannte Gesundheitsdaten (Art. 4 Nr. 15 DSGVO). Solche Daten unterliegen einem besonders hohen Schutz.
Wichtig: Auch mündliche Äußerungen gelten – juristisch gesehen – bereits als „Verarbeitung“ von Daten. Das heißt: Ein beiläufiger Satz an der Kaffeemaschine fällt ebenfalls unter die datenschutzrechtlichen Regelungen – sofern er personenbezogene Informationen enthält.
2. Wann sind solche Aussagen erlaubt?
Ein Grundsatz der DSGVO lautet: Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn sie erforderlich sind. Genau hier setzt der praktische Umgang mit Gesprächen über Beschäftigte an. Muss unbedingt erklärt werden, warum jemand nicht mehr im Unternehmen arbeitet – oder reicht es, auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinzuweisen? Muss die genaue Diagnose bei einer Krankmeldung bekannt sein – oder genügt die Information, dass jemand krank ist?
Die SDTB stellt zurecht fest: Es kann im Einzelfall erforderlich sein, bestimmte Informationen intern weiterzugeben – etwa wenn Betriebsabläufe davon betroffen sind. Aber: Die Weitergabe muss verhältnismäßig und notwendig sein. Pauschal gesagt: Weniger ist mehr – je sensibler die Information, desto genauer sollte geprüft werden, ob sie wirklich kommuniziert werden muss.
3. Wer trägt die Verantwortung?
Die Verantwortung für rechtskonformen Datenschutz liegt beim Arbeitgeber. Das gilt natürlich auch für Gespräche über Beschäftigte, die von der eigenen Personalabteilung oder anderen befugten Personen geführt werden. Wenn durch solche internen Stellen personenbezogene oder sensible Daten weitergegeben werden, muss das den Anforderungen der DSGVO und des BDSG entsprechen.
Interessant: Gespräche unter Kolleginnen und Kollegen, die außerhalb ihrer beruflichen Rolle stattfinden – etwa privater Tratsch in der Mittagspause – fallen unter die sogenannte Haushaltsausnahme (Art. 2 Abs. 2 lit. c DSGVO). Das bedeutet: Sie sind nicht durch die DSGVO reguliert. Doch Achtung: Das schützt zwar vor rechtlichen Folgen – nicht aber vor innerbetrieblichen Konsequenzen. Denn Vertrauen ist ein wichtiges Kapital im Team.
4. Gute Kommunikation braucht Sensibilität
In der Praxis ist das Thema Kommunikation oft komplexer als es auf den ersten Blick erscheint. Dokumente lassen sich durch klare Prozesse absichern, Gespräche entstehen spontan. Genau deshalb ist es sinnvoll, Führungskräfte und HR-Verantwortliche gezielt zu sensibilisieren: Was darf ich sagen – und was besser nicht? Wie reagiere ich, wenn ich aus Versehen interne Informationen genannt habe? Und wie gestalte ich eine offene Kommunikation, ohne dabei Datenschutzgrenzen zu überschreiten?
Kleine Schulungen oder praxisnahe Leitfäden können hier viel bewirken. So wird Datenschutz nicht zur Hürde, sondern zum Werkzeug für professionelle Kommunikation.
Fazit: Datenschutz ist kein Stolperstein – sondern ein Sprungbrett zu verantwortlichem Miteinander
Ja, es stimmt: Datenschutz verlangt von Unternehmen und Beschäftigten Achtsamkeit – auch im Sprachgebrauch. Aber das ist nichts, wovor man sich fürchten muss. Es geht nicht darum, Kommunikation zu verhindern, sondern sie bewusst zu gestalten. Wer weiß, was erlaubt ist, kann gezielt kommunizieren – effizient, vertrauensvoll und rechtssicher.
Und: Sollte doch einmal etwas „herausgerutscht“ sein, steht man nicht alleine da. Dann hilft eine schnelle Bewertung: War es tatsächlich ein datenschutzrelevanter Vorgang? Besteht Handlungsbedarf – etwa in Form einer Meldung? Hierbei können Datenschutzbeauftragte gezielt unterstützen.
Mit dem richtigen Wissen und einer positiven Haltung wird Datenschutz zu einem zuverlässigen Begleiter im Tagesgeschäft – nicht zum Problem, sondern zur Lösung. Machen Sie den Datenschutz für Ihr Unternehmen zu einer Stärke!
