Datenschutz ist mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – er ist Ausdruck von Vertrauen und Respekt gegenüber Kunden, Partnern und Mitarbeitenden. Ein Herzstück der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO. Dieses Recht wirkt auf den ersten Blick herausfordernd, ist aber für Unternehmen auch eine wertvolle Chance: Wer transparent mit personenbezogenen Daten umgeht, gewinnt Vertrauen, steigert die eigene Rechtskonformität und vermeidet Konflikte. Im Folgenden erfahren Sie anhand eines Gerichtsverfahrens, warum das Auskunftsrecht nicht nur ernst genommen werden muss – sondern auch ein echter Wettbewerbsvorteil sein kann, wenn es richtig umgesetzt wird.
1. Warum Transparenz so wichtig ist
Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO gibt jeder betroffenen Person das Recht, zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über sie verarbeitet werden. Das betrifft nicht nur digitale Daten, sondern auch Informationen in Papierakten, sofern sie systematisch geordnet – also Teil eines sogenannten „Dateisystems“ – sind. Das bedeutet für Unternehmen: Sobald personenbezogene Daten geordnet dokumentiert sind, sei es digital oder analog, sind sie grundsätzlich auskunftspflichtig.
2. Der Fall: Wenn ein Betroffener „alles wissen“ möchte
Ein Vorstand einer Aktiengesellschaft forderte vom zuständigen Finanzamt umfassende Auskünfte über alle gespeicherten Informationen zur AG – in dem Glauben, dass sich diese Daten auch auf ihn persönlich beziehen. Das Finanzamt bot eine Einsichtnahme vor Ort an, lehnte eine vollständige Kopie jedoch ab. Der Fall ging bis vor den Bundesfinanzhof – mit einem klaren Ergebnis: Dem Betroffenen steht eine vollumfängliche Auskunft zu.
3. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?
Auch in der Privatwirtschaft kann es vorkommen, dass Personen vollständige Auskunft über ihre Daten verlangen – etwa Kunden, ehemalige Mitarbeitende oder Geschäftspartner. Das Urteil zeigt: Auskunftsansprüche müssen ernst genommen werden, auch wenn sie umfangreich oder aufwändig erscheinen. Versuche, diese mit Verweis auf hohen Aufwand oder fehlende digitale Systeme abzuwehren, sind rechtlich nicht haltbar.
4. Papierakten und analoge Systeme – ebenfalls auskunftspflichtig
Der Irrglaube, dass alte Aktenordner oder Personalakten in Papierform nicht der DSGVO unterliegen, hält sich hartnäckig. Doch klar ist: Auch Papierakten gelten als „Dateisystem“, wenn sie geordnet sind, etwa nach Namen oder Geschäftskennzeichen. Unternehmen sollten daher auch ihre analogen Archivsysteme datenschutzkonform strukturieren und gegebenenfalls überarbeiten.
5. Warum Aufwand kein Gegenargument ist
Das Gericht stellte eindeutig klar: Bei Art. 15 DSGVO gibt es keine Ausnahmeklausel wegen eines vermeintlich „unverhältnismäßigen Aufwands“. Wer viele Daten unsystematisch sammelt und speichert, handelt nicht nur unprofessionell – er riskiert auch juristische Auseinandersetzungen. Es lohnt sich daher, Datenprozesse von Anfang an klar und nachvollziehbar zu gestalten. Gut strukturierte Daten bedeuten weniger Aufwand im Ernstfall – und mehr Effizienz im Alltag.
6. Akteneinsicht ≠ Auskunft
Ein häufiger Denkfehler: Einem Betroffenen wird Einsicht in die Akten gewährt – und man glaubt, damit wäre die Auskunftspflicht erfüllt. Doch das ist nicht korrekt. Die Auskunft nach Art. 15 DSGVO geht weiter: Sie beinhaltet auch das dauerhafte Bereitstellen der jeweils personenbezogenen Daten in verständlicher Form. Eine vorübergehende Einsicht vor Ort reicht dafür nicht aus. Auch Kopien müssen gegebenenfalls angefertigt – und Daten ohne Personenbezug davon ausgenommen – werden.
7. Wie viele Daten dürfen verlangt werden?
Eine gern genutzte Verteidigungsstrategie: Die Person solle doch bitte konkret sagen, welche Daten sie eigentlich meint. Das mag praktisch gedacht sein – ist aber rechtlich unzulässig, solange die betroffene Person keine Präzisierung wünscht. Unternehmen dürfen allerdings freundlich nachfragen, ob möglicherweise nur bestimmte Dokumente gewünscht sind – mit bemerkenswertem Erfolg. Häufig reichen ein paar gezielte Informationen, um Anfragen zufriedenstellend zu klären.
8. Praktisch umsetzbar: Datenschutz als Teil der Unternehmensstrategie
Ja, der Aufwand kann spürbar sein. Aber: Es ist eine Investition in Qualität, Kommunikation und rechtliche Sicherheit. Wer seine Informationsflüsse kennt, verbessert nicht nur seine DSGVO-Konformität, sondern auch Prozesse, Kundenbindung und Teamarbeit. Datenschutz schafft Klarheit und zeigt, dass Ihr Unternehmen Verantwortung übernimmt. Der Schutz personenbezogener Daten stellt heute einen Standard dar, den Kunden, Mitarbeitende und Geschäftspartner erwarten – und schätzen.
9. Was tun bei einer umfangreichen Auskunftsanfrage?
Die größte Herausforderung: strukturierte Datenablage. Investieren Sie in klare Prozesse, rollenbasierte Zugriffsrechte und ein zentrales Datenschutzmanagement-System. Bieten Sie stets kundenorientierte Kommunikation: freundliche Nachfrage statt formaler Abwehrhaltung. So gewinnen Sie Zeit, Verständnis – und oft sogar die Einsicht des Anfragenden, dass weniger Daten auch ausreichen.
10. Unser Fazit für Unternehmerinnen und Unternehmer
Auch wenn der Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO streng ist – das Urteil eröffnet auch eine neue Perspektive: Datenschutz als Qualitätssiegel für modernes unternehmerisches Handeln. Wer sich dem Thema ganzheitlich und positiv nähert, stärkt nicht nur seine rechtliche Position, sondern auch das Vertrauen aller Beteiligten. Sehen Sie Auskunftsersuchen nicht als Bedrohung – sondern als Möglichkeit, Ihre Datenschutzkompetenz unter Beweis zu stellen.
Der richtige Umgang mit der DSGVO ist kein bürokratisches Hindernis – sondern ein Fundament für nachhaltigen Erfolg. Sprechen Sie uns an, wenn Sie Datenschutz für Ihr Unternehmen effizient, pragmatisch und menschlich gestalten wollen. Wir begleiten Sie gerne dabei!
