In vielen Unternehmen finden sich regelmäßig unterschiedliche Besucher ein. Diese sollen angemessen empfangen und behandelt werden, gleichzeitig soll aber auch mit deren Daten sorgfältig umgegangen werden. Hierzu bedarf es eines soliden Besuchermanagements.
Bildschirme, welche namentlich etwaige Besucher ankündigen, sind hierbei wenig förderlich, um datenschutzrechtliche Grundlagen einzuhalten, auch wenn diese zunächst einen guten Eindruck vermitteln wollen. Das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht hat erläutert, dass ein berechtigtes Interesse als Rechtsgrundlage dieser Verarbeitung nur dann angenommen werden kann, wenn es in einer Branche so üblich ist, dass ein Besucher namentlich angesprochen bzw. begrüßt wird.
Ein Unternehmen hat überdies ein Interesse daran zu dokumentieren, wer in ihrem Unternehmen ein und ausgeht. Hierfür gibt es häufig sogenannte Besucherlisten. Bei denen können jedoch die jeweils Ausfüllenden die Namen derer sehen, die sich vorher eingetragen hatten. Empfehlenswert sind hier für jeden Besucher separate Besucherformulare. Hinsichtlich der Besucherausweise und etwaiger Namensschilder besteht jedenfalls ein berechtigtes Interesse des Unternehmens, dass zumindest der Nachname genannt bzw. aufgedruckt werden darf. Ein zusätzliches Bild darf jedoch nur mit Zustimmung des Besuchers hinzugefügt werden.
Es gibt unzählige Besuchermanagementsysteme, welche einen einfachen Umgang mit Besucherdaten ermöglichen. Jene sollten jedoch umfassend daraufhin untersucht werden, inwiefern sie im Einklang mit datenschutzrechtlichen Vorgaben sind. Beispielsweise muss die Aufenthaltszeit aus Sicherheitsgründen nachvollziehbar sein, jedoch der Aufenthaltsort nicht im Detail.
Es muss stets die Frage beachtet werden, ob eine Einwilligung für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten benötigt wird oder ob ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 DSGVO ausreicht. Hält man sich an diese Regeln, hindert die Einhaltung der DSGVO nicht das Entstehen eines guten ersten Eindrucks beim Betreten des Unternehmens und dem Besucher kann ein angenehmer Aufenthalt gewährleistet werden.
